المخزون ليس رفوفاً، بل رأس مال نائم

ما الذي يجعل المخزون مشكلة في أول يوم

المشكلة لا تبدأ حين يكثر عندك المال. تبدأ حين تجلس لتحسب رأس مالك ولا تجد له طريقة.

فإن كنت لا تعرف كم قطعة من كل صنف في المحل، فأنت لا تعرف شيئاً عن وضعك الحقيقي. لا تعرف هل أنت غني بالمخزون أم فقير به، ولا تعرف هل تدفع لمورّدك أم تباع بخسارة.

وعليه تنشأ ثلاثة أسئلة يتجاهلها التاجر الصغير، وكل واحد منها يكلّف مالاً:

1. ما الذي ينفد قريباً؟ لتطلبه قبل أن يلمسه زبون ينتظره.
2. ما الذي لا يتحرك؟ ليحركه بالسعر أو يعيده بإسراعه.
3. أين ذهبت القطع؟ عند التلف والكسر والتصحيح.

ثلاثة أسئلة، وكل واحد منها يحتاج عدداً لا انطباعاً.

الرصيد غير المتاح: أخطر فرق في المخزون

في دفتر كل متجر عمودان يبدوان متطابقين، وليسا كذلك. الأول هو رصيد المنتج: كم قطعة تملك. والثاني هو المتاح للبيع: كم قطعة تستطيع أن توعد بها اليوم.

الفرق بينهما هو الكميات التي تعهدت بها ولم تسلّمها بعد.

مثال: مئة قطعة في الرصيد. ثلاثة طلبات قبلها فقبلتها. المتاح سبع وسبعون، لا مئة. إن نظرت إلى الرصيد وحده، ستبيع بثمانٍ وتسعين أكثر مما تملك، وستكتشف ذلك في أسوأ وقت: أمام زبون ينتظر.

ولهذا تفصل كويكز بين ثلاثة أعداد: كم تملك، وكم محجوزة، وكم متاحة. وإلا فإن كل موعد تعطيه لزبون يصبح خصماً من رصيد المخزون دون أن تعرف.

وعند إتمام البيع تنقص الكمية من الرصيد فعلاً. أما إذا ألغيت الطلب أو رفضته من البداية، فالكمية تعود كاملة، لأن الحجز لم يكن قد تم.

متى تطلب من المورّد: بالأيام لا بالقلق

السؤال العملي هو: بعد كم يوماً سينفد هذا الصنف؟ الجواث يحتاج معدل بيع، لا إحساساً بالزحام.

إن كنت تعرف كم قطعة بعتها في آخر ثلاثين يوماً، وكم قطعة في رصيدك الآن، فالأيام المتبقية تقريباً هي الرصيد مقسوماً على معدل بيعك اليومي. صنف تبيع منه ثلاثاً يومياً ورصيده عشر، فمتى يسنفد؟ بعد ثلاثة أيام. هذه أرقام تصنع قراراً، بخلاف القلق الذي لا يصنع شيثاً.

رتّب قائمة توريدك بالأولوية

لا تطلب بالتساوي. رتّب أصنافك على أساس أمرين معاً: قِصَر أيام المخزون، وقِصَر أيام التوريد. الصنف الذي ينفد خلال يومين ويصل بعد عشرة هو خطر. والصنف الذي ينفد خلال شهر ويُطلب في نفس اليوم لا يستحق سرعة.

وحين يكون رأس مالك محدوداً، فهذه هي الطريقة الوحيدة التي تحمي سيولتك: لا تخزّن ما لن يتحرك، ولا تنفد من ما يتحرك بسرعة.

البضاعة الراكدة: مالً متجمّد ينتطر معجزة

القطعة التي لم تبعها منذ ستة أشهر ليست بضاعة. هي مبلغ نقدي حُوِّل إلى شكل آخر، وفقد سيولته.

ولها سببان لا بد من التمييز بينهما:

• سعرها خاطئة. الصنف يُبَاع بثلاثة أسعار متقاربة، أي أن الربح موجود لكن الحركة بطيئة. الحل تسعير، لا تخزين.
• أو مكانها خاطئ. الصنف موجود لكنه مدفون في الرف الخلفي، أو خارج ما يبحث عنه الزبون، أو موصوف بطريقة لا يفهمها أحد غيرك.

وقبل أي من ذلك، اسأل سؤالاً واحداً: هل هذا الصنف يخدم زبونك فعلاً؟ إن كان لا، فعرضه بسعر مخفّّض أفضل من أن يبقى على الرف ويفرض عليك كلفة كل شهر.

وأخيراً: انتبه إلى كلفة التخزين. البضاعة التي تحتاج تخزيناً طويلاً تحتاج سقوفاً وكهرباء ومخاطر. وكل شهر إضافي عليها له ثمن لا يظهر في أي فاتورة شراء.

التلف والكسر: عدّل العدد واذكر السبب

كل محل يخسر بضاعة. تنكسر، أو تصل تالفة، أو تنتهي صلاحيتها، أو تُسرق بصراحة. وهذا أمر طبيعي.

ما ليس طبيعياً أن يختفي العدد بلا سبب. حين تعدّل كمية منتج، اكتب السبب في سطر واحد: كسر أثناء النقل، تالف في التخزين، تالف في الاستلام.

الفائدة تراكمية. بعد ستة أشهر سيكون لديك سجل يقول لك إن شاشة معينة تتلف في كل مرة تقريباً. عندها تتخذ قراراً: تغيّر مصدر الشراء، أو تغيّر طريقة التغليف، أو ترفع سعر البيع قليلاً لتغطية الخسارة.

ستة أسئلة في دقيقة واحدة كل أسبوع

1. ما الصنف الذي ينفد خلال أيام قليلة؟
2. ما الصنف الذي لم يتحرك منذ شهر؟
3. هل عدد كل صنف مطابق لما على الرف فعلاً؟
4. ما مقدار المال واقف في المخزون الآن؟
5. هل هناك تسويات بلا سبب مكتوب؟
6. ما أكثر صنف التزمت بطلبه ولم يأتِ في موعده؟

هذه الدقيقة الأسبوعية هي الفرق بين محل يعرف وضعه ومحل يكتشف وضعه حين ينفد منه.